Главная / Информация / Кадровое делопроизводство для чайников

Кадровое делопроизводство для чайников


Поставьте у себя напоминание о сроках, чтобы ничего не пропустить.

Может ли CRM-система заменить кадровика?

Если вы начинаете кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции из этой статьи пригодятся и в работе с CRM-системами. Это платные программы, которые автоматизируют учет.

Нюанс в том, что собственные (кастомные) CRM, «заточенные» именно под вашу компанию, стоят больших денег, этот вариант не подходит для мелких организаций. Универсальные и более дешевые сервисы, безусловно, облегчают работу, но все равно многие данные придется вводить вручную и тратить время.

Хорошая альтернатива – передать эти задачи на аутсорсинг. Обычно в пакет услуг входит бухгалтерия, кадровый учет и помощь в оптимизации налогов. Так вы сможете одновременно снять с себя широкий круг задач.

Содержание:

Кадровое делопроизводство для чайников

Если закон требует направлять персонал на медосмотры, заводится журнал учета обследований, если какие-то должности предполагают полную материальную ответственность, ее следует закрепить путем оформления договоров.

Внимание!

Эксперты нередко включают в этот список должностные инструкции: с одной стороны, закон не обязывает их разрабатывать, с другой — в спорных ситуациях наличие четкой инструкции поможет обосновать позицию работодателя.

Часть документов — например, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или положения, регулирующие отдельные аспекты взаимоотношений с персоналом — разрабатываются единожды и применяются из года в год. Изменения вносятся только по мере необходимости.

Кадровое делопроизводство для начинающих

Вниманиеattention
Этим тоже должен заниматься специалист по кадрам.

Ведение прочей кадровой работы

Помимо того, что работники кадров оформляют документы сотрудников, они занимаются еще другой работой, которую можно отнести к кадровому делопроизводству.

  • Составление должностных инструкций. Но это не значит, что всю инструкцию составляет один человек. Как правило, раздел должностные обязанности пишет тот, кто хорошо знаком с данным видом работы. Едва ли работник кадров подробно распишет функционал сварщика, электрика или крановщика.

Но он формирует инструкцию в единый документ.
  • Организация проведения аттестации рабочих мест и подготовка необходимой документации для нее. Кстати это понятие – аттестация – осталось только в обиходе.
  • Кадровое делопроизводство для начинающих украина

    Важноimportant
    Что это такое – производство кадров

    Отдельная сфера деятельности компании, которая заключается исключительно во внутренних процессах и подчиняется Трудовому Кодексу РФ. Это весь документооборот, который касается работников организации – всех от охранников до директора. Это все заявления о приеме на работу, увольнения, переводы, больничные, а также взыскания.


    Также это внутренние уставы и постановления, с которыми, к слову, должны быть ознакомлены сотрудники, например, санкции за опоздания, проступки.

    В общем, вся работа должны быть организована так, чтобы можно было подтвердить документально любое действие по отношению к работнику.

    По содержанию не должны противоречить ТК РФ

    1. Издает руководитель
    2. Суть таких документов – дать определенные распоряжения сотрудников
    3. Такие документы требуют исполнения

    Назначение – обмен информацией, фиксация важных данных

    Что сюда относят

    Все локальные акты, которые касаются трудовых отношений: коллективный договор, должностные инструкции, штатное расписание, различные положения (об оплате и охране труда, о защите персональных данных, о премировании и пр.)

    Всевозможные распоряжение и приказы – о приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном наказании, переводе на другую должность.

    • Место – наименование, юр.адрес.
    • Рабочее время.
    • Размер зарплаты и указание графика выплат, например, аванс и остаток.
    • Бонусы, которые получает сотрудник.
    • Ф.И.О. и прочие личные данные о претенденте на должность.
    • Вакансия.
    • Срок договора – ограниченный или бессрочный.
    • Должностные обязанности – самый подробный пункт, поскольку вы не имеете право требовать большего, чем то, что прописано в контракте.

    Ко всему вышеперечисленному предъявляется одно строгое правило – ничего не должно противоречить законодательству РФ.

    №7 Подготовка прочей документации для кадрового учета с нуля пошагово

    Их также называют локальными нормативными актами, то есть те бумаги, которые понадобятся на уровне самого предприятия, а не для обмена с другими учреждениями.

    Кадровое делопроизводство для чайников читать онлайн бесплатно

    Оно представляет собой все копии документов и личную карточку на унифицированном бланке.Помимо этого, в последующем через кадры будут оформляться все вопросы, связанные непосредственно с работником:

    • Оформление отпуска;
    • Выплата премий и других денежных сумм;
    • Лишение премии и другие штрафные санкции;
    • Наложение дисциплинарных взысканий и наказаний;
    • Изменения в оплате труда и прочих условиях трудового договора;
    • Изменения в организации общие, или касающиеся непосредственно сотрудника.

    И многие другие вопросы, перечень можно продолжать практически бесконечно в зависимости от специфики компании и функционала, возложенного на кадры.

    Многие возразят, что большинство перечисленных вопросов относится к компетенции бухгалтерии, но нет, это не так. Да, именно бухгалтерия начисляет отпускные и денежные выплаты.

    Кадровое делопроизводство для чайников скачать

    При трудоустройстве руководитель подписывает контракт с учредителями, если это ООО или сам с собой, если это ИП. Перечень документации на него должен быть не меньше, чем на других работников. После этого директор уже сам может выступать как наемщик.

    №5 Составление основной документации

    Теперь вы уже начинаете работать над штатом и над тем, в каких условиях он будет находиться.
    Первое, что нужно сделать, это разработать штатное расписание. С помощью этого документа можно организовать и распределить количество вакантных мест, поняв потребность в персонале. Основной вопрос, на который нужно ответить – какие человеческие ресурсы, функции необходимы руководителю?

    Здесь проходит граница между теми, кто в штате, и кто за ним.

    Кадровое делопроизводство для чайников скачать книгу

    Инфоinfo
    Используйте форму №Т-2 или ее локальный аналог.

    Шаг 11. Организуйте воинский учет. На небольших предприятиях, где нет отдельного военно-учетного стола, эта функция обычно поручается кадровику. Издайте приказ о назначении ответственного за воинский учет, составьте ежегодный план работ и согласуйте его с военкоматом, перенесите данные из военных билетов и других документов воинского учета, предъявляемых при трудоустройстве, в личные карточки сотрудников.


    Вместе с планом и приказом подайте в военкомат отчет по форме №6 и карточку учета организации по форме №18 (см. письма Минкультуры №125-01-16/24 от 3.11.2003 и №334-01-39-ВА от 21.10.2015).

    Шаг 12.

    Кадровое делопроизводство для чайников читать

    То есть о том, как проходит по закону прием на работу и увольнение. Таким образом, ответственному человеку понадобятся:

    • все нормативные законодательные акты, их следует изучить. Это ТК РФ, трудовое право – все в последней редакции.

      Это необходимо для того, чтобы было соблюдено законодательство;

    • дополнительные книги – не обязательны, но рекомендуется освоить азы профессии кадровика, особенно если вы поручаете работу «по совместительству». Негативная сторона такого решения в том, что сотрудник не является специалистом. Если вам нужна профессиональная деятельность, лучше обратиться в контору, которая предоставляет услуги по обучению и подбору персонала.

      Такой является фирма «Business-result group». Обращение к ним – намного лучше, эффективнее и быстрее, чем прочтение и изучение всех нормативных актов и документов;

    • установка компьютерной программы и ее освоение.

    Кадровое делопроизводство для чайников читать онлайн

    Надлежащим образом оформленный договор между работодателем и работником, а также все остальные документы, касающиеся работы сотрудника, помогут избежать множества неприятных ситуаций, когда между сторонами возникнут разногласия.

    • Аккуратное ведение документации, в том числе и кадровой, характеризует организацию только с положительной стороны.
    • Помимо оформления приема на работу и увольнения кадровик выполняет множество другой работы, он служит своеобразным соединительным звеном между вышестоящим руководством и прочими подразделениями.
    • Грамотный кадровик не только правильно оформит все документы, но и сможет указать руководителю в какой части он нарушает трудовое право, что поможет избежать проверок и санкций.

    Сведя воедино все вышесказанное можно с уверенностью сказать, что делопроизводство и кадровый учет весьма полезны и нужны в каждой организации.

    Кадровое делопроизводство для чайников в программе 1с

    Шаг 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов. Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с ошибками), компанию могут оштрафовать.

    Подсказка, как избежать штрафов:

    • Составьте перечень недостающих положений и правил.
    • Разработайте документы, которых не хватает, собственными силами или с привлечением специалистов из других служб и подразделений.
    • Согласуйте проекты с руководством и утвердите приказами.

    Внимание!

    При оформлении любых официальных документов ориентируйтесь на новый ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    Шаг 5.

    Кадровое делопроизводство для чайников пошагово скачать книгу

    Самый простой и довольно функциональный вариант, понятный на интуитивном уровне – это 1С. Курсы по освоению ПО можно пройти в короткий период – 1 месяц.

    №2 Изучение документации

    В пакет учредительных документов входят все бумаги с названием компании, видом организации деятельности, а также устав. Именно здесь можно получить исчерпывающую информацию, которая касается:

    • порядка установки суммы заработка;
    • продолжительность заключения договора о найме.

    Какие аспекты также следует учесть, проверить на данном этапе:

    • Наименование руководителя, должности.

    Кадровое делопроизводство для чайников 2019

    Предполагается, что такая мера упростит весь процесс и учет кадров.

    Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

    Нарушение

    Штраф на должностное лицо

    Санкции на организацию

    Нет перечисленного пакета документов, не ведется учет, не хранятся бумаги – первое предупреждение

    От 1 000 до 5 000 рублей

    От 30 до 50 тыс.руб.

    Аналогичный проступок во второй раз

    От 10 000 до 20 000 рублей

    От 50 до 70 тыс.руб.

    Персональные данные работника обрабатываются без его письменного согласия

    От 10 000 до 20 000 рублей

    От 15 до 75 тыс.руб.

    Проверка может быть инициирована проверяющим органом или самим трудящимся, профсоюзом или другой организацией, которая защищает его права.

    Кадровое делопроизводство для чайников скачать книгу бесплатно

    В них, может быть, ответственность распределена на:

    • подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
    • отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
    • стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить.
      Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

    Компания «Business-result group» предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом.

    Кадровое делопроизводство для чайников купить

    Обеспечьте документам приемлемые условия хранения. Бланки строгой отчетности, например, оригиналы трудовых книжек и вкладышей к ним (как заполненные, так и новые) следует хранить вне зоны общего доступа. Например, в сейфе или надежно запирающемся несгораемом шкафу. Завершенные в делопроизводстве документы в конце календарного года передайте в архив организации.
    Сроки архивного хранения документов разных категорий ищите в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010.

    Со временем объем кадровой документации значительно возрастет. Будьте к этому готовы и заранее продумайте логику нумерации приказов. Четких указаний на этот случай нет, руководствуйтесь здравым смыслом. Если приказов мало, можно использовать сквозную нумерацию, если много — поделите их на группы и применяйте дополнительные буквенные индексы, чтобы избежать путаницы.

    Кадровое делопроизводство для чайников пошагово скачать

    Издайте ознакомительный лист к каждому ЛА и отдайте на подпись работникам.

    В документах ничего не сказано об индексации заработной платы

    Издайте допсоглашение к трудовым договором. Как часто и по какому принципу рассчитывать индексации, читайте тут.

    Не учли мнение профсоюзов при создании ЛА

    Переделайте документ

    В ПВТР не прописан второй выходной день и/или дни выплаты зарплаты

    В трудовом договоре не прописали размер оклада, районный коэффициент, процентную надбавку для трудящихся на Крайнем Севере

    В трудовом договоре не указаны СОУТ

    Если вы прошли специальную оценку условий труда, отразите это в договоре.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *